理事会等で挙がった問題、課題などについて近隣のマンションでの解決方法や検討したことなどをアンケートいう形で、会員管理組合に依頼することができます。
月1回開催される代表者会でアンケート用紙を配布し、後日回答を提出して頂く形式を中心に説明します。

アンケート用紙作成

アンケート用紙は、依頼者にて作成してください。質問内容は、マンション管理に関することに限定します。質問の形式については、特に問いません。

アンケート用紙には、質問のほか下記を明記してください。

  • アンケート実施管理組合名
  • アンケート実施日 (配布する代表者会開催日)
  • アンケート回答期限
  • 回答方法。Fax、メール(記入後スキャンしてPDF化して添付)が一般的です。
    (連合会では回収代行はいたしませんので実施管理組合の管理事務所等でお願いします)
  • 回答結果発表予定日 (原則翌月の代表者会でお願いします)
  • 回答結果発表の補足説明
    質問内容によっては、回答マンションが実名で公表されると不利益になる場合があります。このような場合は、「マンション名は伏せ字にします」や「集計した数字のみを発表します」といった一言を添えてください。

アンケート依頼申請

アンケートができたら、事前に連合会事務局に申請してください。この際下記事項をお知らせください。

  • アンケートを依頼(配布)したい代表者会開催日
  • アンケート用紙

申請は、随時メールにて受け付けていますが、アンケートを依頼(配布)したい代表者会開催日の前の月の最終日曜日の前日までにお願いいたします。(事務局会議開催日の前日)

申請のあった、アンケート依頼について連合会事務局で検討します。
基本受付けますが代表者会の議題や時間配分によっては次回にお願いする場合があります。
また、質問内容・形式についてのアドバイスや回答は基本いたしません。
検討結果はメールで回答いたします。

アンケート配布・回収

アンケート実施日(配布日)が決まりましたら、

  • 必要部数(経験的に55部で足ります)印刷して当日の代表者会にご持参ください。
  • 会場には少し早めに来ていただき、入り口の配付資料のテーブルに置いてください。
  • 代表者会の中で、司会者からアンケート依頼について説明依頼しますので、参加者に2～3分程度で依頼の背景、趣旨や回答時の補足説明などを説明してください。

アンケートの回収、集計等は、実施した管理組合にてお願いします。
回答結果発表の資料作成をお願いします。代表者会での配付資料をご用意願います。
名称等が実名で公表されると不利益になる場合は伏せ字等でお願いします。

アンケート結果発表

アンケート回答結果について、代表者会で発表願います。
回答結果資料を必要部数(経験的に55部で足ります)印刷して当日の代表者会にご持参ください。
同様な課題を持ったマンションが他にもあるはずです。回答結果を期待している管理組合のためにもなるべく詳しくお願いします。

メール・Webアンケート

新型コロナウイルスの影響などで代表者会が中止されることが多いため、メールによるアンケートの受付も行っております。アンケート用紙をPDFやExcel等のファイルでメールに添付して下記連合会総務宛に依頼して下さい。
全代表者への配信は連合会事務局から行いますが、アンケートの回収(回答送付先)は依頼元の管理組合でお願いいたします。

GoogleフォームなどWeb上で回答するアンケートもご活用下さい。要領は上記に準じます。代表者会で説明や報告の際は、説明用の印刷物をご用意願います。

アンケート用紙記載事項チェックシート

依頼前に下記□にレ点を付けながらご確認下さい。

依頼元管理組合名

□ 依頼日付
□ 依頼元管理組合名

アンケート本文

□ アンケート表題

□ アンケート実施の背景、困りごと、知りたいこと等

□ 設問は分かりやすいですか

□ 選択式の場合、選択個数の制限有無の記載はありますか

□ 記述式の場合、記入スペースは十分ですか

□ 各設問の回答欄に自マンションの状況を回答例として併記することを推奨します。

回答用紙の送付方法、回答期限

メールによる回答の場合、

□ 依頼元管理組合で用意したメールアドレスの明記
(連合会事務局では回収代行は行いません)

□ 解答用紙についての説明
例：「印刷して記入後、スキャンしてPDF化してメールに添付してお送り下さい」、
「添付したExcelファイルに入力後、そのExcelファイルを添付してお送り下さい」等の説明

□ 回答期限 「○月○日」の明記

代表者回での回収の場合、

□ 「次回○月○日の代表者会にご持参下さい」等の明記

アンケート結果の報告予定

□ 代表者会で発表の場合、その代表者会の日付

□ メールで結果報告の場合、報告予定日
(連合会事務局に報告書をメール頂ければ全代表者宛にメール配信します)

□ 答えにくい設問がある場合、回答がそのまま公表されると支障が予想される場合、
「報告では集計値のみを公表し個別の値は公表しません」
「報告ではご回答マンション名は伏せ字にして公表します」
といった配慮を推奨します。またその旨を明記することを推奨します。