書記担当について

連合会では、毎月第二土曜日に代表者会を開催しております。

この代表者会の書記は、加盟管理組合からローテーションで、毎年2管理組合に担当していただいています。代表者会の書記の任期は、7月の代表者会から翌年6月の代表者会(総会)までです。

簡単ですが、書記について説明いたします。

代表者会の場所、時刻、議案等は、開催1週間ほど前に全代表者宛に「代表者会開催案内」のメールでお知らせします。また、お知らせでも確認できます。

どちらの管理組合が何月の書記を担当するかは、年度初めに仮決めさせていただきます。両管理組合でご相談の上変更して頂いても構いません。
ご都合が悪く欠席される場合は、事前に両管理組合でご相談のうえ交代してください。
交代が決まりましたら、上記連合会総務宛にメールでご連絡いただければ幸いです。
年度初めに両管理組合代表者のメールアドレス交換をして頂きます。
代表者会出席は代表者登録されている方に限定はしておりません。出席可能な他の理事が代理で出席されてもかまいません。まずは、ご自分の理事会内で代理出席して書記をしていただける方がいないかご検討下さい。
台風や新型コロナウィルス感染防止などのために代表者会が休会になることがあります。この場合、翌月の代表者会の書記は、期初に決めた管理組合なのか、休会月の管理組合が行い以降の順番を1ヶ月分シフトするのか、も両管理組合代表者で期初に決めておいて下さい。

作っていただく議事録の詳細度合いですが、代表者の方は代表者会に参加し、開催案内や当日の配布資料を受け取っているという前提でかまいません。配付資料等を書き写す必要はありません。書式のご参考として、過去の議事録を年度初めに書記ご担当代表者にメールします。これに上書きで作っていただいてもかまいません。また、この様式にこだわる必要もありません。
Microsoft Office Wordファイルで連合会総務宛にご提出をお願いいたします。代表者への配信はPDFで行います。
議事録の出席者欄について毎回の代表者会では、事務局員から出席表を回します。終了時に事務局員が回収し、当日中にスキャンしてPDFにしたものを書記担当の両管理組合の代表者にメールします。
7月の代表者会開始前に書記担当の管理組合には、ICレコーダーをお貸しします(各管理組合1台)。代表者会を録音し議事録作成時に活用ください。録音ファイルは保存する必要はありません。ICレコーダーは、翌年7月(または最後の担当月が終わったら)の代表者会開始前に事務局員にお返しください。

詳細は、6月の連合会総会の開始前または終了後に書記担当管理組合代表者に個別にご説明します。